Niniejsza polityka prywatności zawiera informacje o rodzaju i zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych przez Spółdzielnię Spożywców Mokpol z siedzibą w Warszawie adres: 02-942 Warszawa ul. Konstancińska 2 lok. 24 W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator zbiera i przetwarza Dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.
1.KONTAKT Z ADMINISTRATOREM
Administratorem danych osobowych jest Spółdzielnia Spożywców Mokpol z siedzibą w Warszawie adres: 02-942 Warszawa ul. Konstancińska 2 lok. 24 kontakt : email: mokpol@mokpol.pl; tel. 22 550 57 01 lub pisemnie na adres Administratora. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych
2.CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE ORAZ OKRES PRZETWARZANIA DANYCH
a. MONITORING WIZYJNY
− cel: W związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia Administrator stosuje monitoring wizyjny
✓ Dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz utrzymania porządku na terenie obiektu oraz ewentualnie w celu obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora lub ustalenia i dochodzenia roszczeń przez Administratora. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia znajdujących się na terenie zarządzanym przez Administratora oraz ochrony jego praw.
✓ Obszar objęty przez Administratora monitoringiem jest oznakowany za pomocą odpowiednich znaków graficznych.
− odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (np. policja). Do danych mogą też mieć dostęp podwykonawcy z firmy ochroniarskiej świadczącej usługi konserwacji urządzeń wizyjnych (prowadzących obsługę systemu monitoringu) i osoby, które wykażą potrzebę uzyskania dostępu do nagrań np. osoby poszkodowane
− Czas przechowywania: nagrania mogące stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa przechowywane są do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, w innych przypadkach przechowywane są nie dłużej niż 30 dni a następnie są nadpisywane przez nagrania z kolejnych dni.
b. PROGRAM LOJALNOŚCIOWY SPOŁEM ZNACZY RAZEM
Dane osobowe oraz dane o dokonywanych przez Uczestnika zakupach, transakcjach są przetwarzane, w zależności od zakresu udzielonych zgód, do następujących − celów:
✓ w celu realizacji Programu (naliczenia punktów za wykonane zakupy, wymiana punktów na nagrody , obsługa reklamacji)
✓ w celach marketingowych;
✓ w celu przesyłania informacji handlowych;
✓ w celu oceny informacji o preferencjach zakupowych Uczestnika, w ramach zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych (profilowanie). Podanie danych i wypełnienie formularza jest dobrowolne ale konieczne do wzięcia udziału w programie. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w celu udziału w programie jest Państwa zgoda: art. 6 ust 1 pkt a RODO − Odbiorcy danych: Dane są udostępniane naszym podwykonawcom z zakresu świadczenia usług IT na podstawie umów powierzenia zgodnie z art.28 RODO
− Czas przechowywania : dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub do czasu funkcjonowania programu lojalnościowego a po zakończeniu trwania Programu, przez czas niezbędny do ewentualnego dochodzenia roszczeń
c. REKRUTACJA
W ramach procesów rekrutacyjnych Administrator oczekuje przekazywania Danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą jaką jest przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
✓ w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę jest to wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu Pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy);
✓ W przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO),
✓ przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
✓ ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora
– podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). − Odbiorcy danych: Dane są udostępniane naszym podwykonawcom z zakresu świadczenia usług IT na podstawie umów powierzenia zgodnie z art.28 RODO,
− Czas przechowywania: okresem przetwarzania danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie jest czas trwania postępowania rekrutacyjnego.Po tym okresie będą przetwarzane dane tylko na podstawie zgody np. do przyszłych procesów rekrutacyjnych. Zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
d. UMOWY-ZLECNIA, UMOWY O DZIEŁO ORAZ UMOWY Z KONTRAHENTAMI − Cel:
✓ zawarcie, wykonanie i monitorowanie wykonywania Umowy z Kontrahentem oraz obowiązki wynikające z Umowy przed zawarciem Umowy oraz przez okres wykonywania Umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora)
✓ archiwizacji w zakresie niezbędnym dla wykonania obowiązków prawnych, w szczególności przepisów podatkowych, przepisów o rachunkowości przez okres wynikający z tych przepisów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązku nałożonego przepisami prawa),
✓ ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, przez czas trwania postępowań i okres przedawnienia potencjalnych roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia – realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora),
− Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz nasi podwykonawcy: firmy prawnicze i informatyczne (podmioty przetwarzające na podstawie umowy powierzenia zawartej ze Spółdzielnią Spożywców Mokpol)
− Okres przechowywania: dane osobowe wynikające z zawarcia umowy będą przetwarzane przez czas jej trwania, a następnie do końca okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń i do końcu okresu wynikających z obowiązków fiskalnych oraz administracyjnych ciążących na administratorze ( takich jak Ustawa o Rachunkowości i ustawa - Ordynacja Podatkowa)
e. FAKTURY DLA KLIENTÓW − Cel:
wystawienie faktury zgodnie z Art. 106e pkt.1 ustawy z dnia 11.03.2004r. o podatku od towarów i usług ( art. 6 ust 1 pkt a i c. RODO – zbieranie danych odbywa się na podstawie zgody (żądanie wystawienia faktury do paragonu) oraz jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego - Ustawa o Rachunkowości i ustawa - Ordynacja Podatkowa) − Odbiorcami Pani/Pana danych mogą być organy kontroli zgodnie z przepisami prawa oraz nasi podwykonawcy: firmy informatyczne (podmioty przetwarzające na podstawie umowy powierzenia zawartej ze Spółdzielnią Spożywców Mokpol) − Czas przechowywania : dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług oraz art. 70 §1 Ordynacji podatkowej (5lat) a następnie będą archiwizowane.
f. KORESPONDENCJA E-MAILOWA I TRADYCYJNA
W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą. Administrator przetwarza jedynie Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym. Okres przetwarzania: dane są przetwarzane przez okres niezbędny do rozpatrzenia sprawy, lub do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Spółdzielni lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
Przetwarzane w oparciu o zgodę - do czasu wycofania zgody.
g. KONTAKT TELEFONICZNY
przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania Danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
3.PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY
Administrator nie przekazuje danych osobowych poza obszar EOG
4.PRAWA PODMIOTÓW ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH
a. PRAWA PODMIOTÓW DANYCH (Artykuły 15, 16, 17, 18, 20, 21 RODO)
Podmiotom danych przysługują następujące prawa:
− prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane i planowanym terminie usunięcia danych;
− prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
− prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
− prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
− prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
− prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również tego innego podmiotu;
− prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – Podmiot danych, może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
− prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
− prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.
− prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na swoje miejsce zwykłego pobytu, swoje miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
b. ZGŁASZANIE ŻĄDAŃ ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ PRAW
Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można zgłosić:
− w formie pisemnej na adres: 02-942 Warszawa ul. Konstancińska 2 lok. 24
− drogą elektroniczną na adres e-mail: mokpol@mokpol.pl
Brak możliwości zidentyfikowania osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, będzie skutkować odmową realizacji żądania przez Administratora. Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach tego działania. W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Spółdzielni elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedzi należy udzielić drogą elektroniczną. Jeżeli treść żądania nie wymaga udzielenia odpowiedzi w formie pisemnej lub elektronicznej, odpowiedzi można udzielić w takiej samej formie, w jakiej został złożony wniosek podmiotu danych.
5.POLITYKA COOKIE
Z uwagi na stosowane przez FB zasady będziemy widzieli Twoje imię, nazwisko oraz zdjęcie, jeżeli do nas napiszesz lub skomentujesz nasz post.
a.CEL PRZETWARZANIA/ PODSTAWY PRAWNE
Celem przetwarzania danych na naszych stronach w portalach społecznościowych jest informowanie Klientów o ofertach, produktach, usługach, promocjach, konkursach, nowościach firmowych, a także kontakt z osobami odwiedzającymi portale społecznościowe w poszukiwaniu tych informacji oraz udzielanie odpowiedzi na pytania, umożliwienie im wyrażenia swojej opinii na nasz temat. Celem jest również uzyskanie obrazu postrzegania naszej firmy, produktów oraz usług, ocena prowadzonych przez nas działań marketingowych oraz identyfikacja potencjalnych możliwości poprawy.
Zastrzegamy sobie prawo do usunięcia treści na naszych portalach społecznościowych, np. w przypadku wpisów lub załączników naruszających prawo albo prawa osób trzecich (np. prawa autorskie, dobra osobiste), nawołujących do nienawiści, napastliwych lub naruszających zasady etyczne . Z wykorzystaniem naszych portali społecznościowych, możemy udostępniać Ci różne treści i kontaktować się z Tobą. Podstawę prawną stanowi artykuł 6 ustęp 1 litera f) RODO. Przetwarzanie danych odbywa się w interesie działań marketingowych, obsługi Klientów Mokpol oraz osób odwiedzających nasze portale społecznościowe.
b.OKRES, PRZEZ KTÓRY DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZECHOWYWANE / KRYTERIA USTALANIA TEGO OKRESU
Wszystkie dane osobowe, które uzyskaliśmy od Ciebie w ramach zapytań (sugestie, pochwały lub krytyka) za pośrednictwem wiadomości prywatnych są usuwane lub bezpiecznie anonimizowane najpóźniej w ciągu 90 dni od udzielenia ostatecznej odpowiedzi zwrotnej. Wszystkie publiczne posty opublikowane przez Ciebie na portalach społecznościowych pozostają na osi czasu przez cały czas, chyba że usuniemy je ze względu na aktualizację wątku, naruszenia prawa lub naruszenia naszych wytycznych lub samodzielnie podejmiesz decyzję o ich usunięciu. W odniesieniu do usunięcia Twoich danych przez Operatorów nie mamy możliwości podjęcia żadnych działań. W takich przypadkach zastosowanie znajdują postanowienia Polityki prywatności konkretnego Operatora. Twoje prawa Opisaliśmy je w punkcie 4 Polityki.
c.KONKURSY
Cel przetwarzania/ podstawy prawne:
Masz możliwość udziału w różnych konkursach na naszej stronie internetowej, portalach społecznościowych lub aplikacjach. Jeżeli w informacjach dedykowanych konkretnemu konkursowi (np. regulaminie) nie postanowiono inaczej lub nie udzieliłeś nam dalszej, wyraźnej zgody, dane osobowe przekazane nam przez Ciebie w ramach uczestnictwa w konkursie są wykorzystywane wyłącznie do jego przeprowadzenia (np. wyłonienia zwycięzców, powiadomienia ich o wygranej, wysyłki nagrody). Podstawę prawną przetwarzania danych w ramach konkursów stanowi zasadniczo artykuł 6 ustęp 1 litera b) RODO. W przypadku, gdy w ramach konkursu wyraziłeś zgodę na przetwarzanie swoich danych, podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ustęp 1 litera a) RODO. Jeżeli w ramach konkursu wyraziłeś zgodę na przetwarzanie danych, w dowolnym momencie masz możliwość jej wycofania ze skutkiem na przyszłość.
Odbiorcy danych/ kategorie odbiorców danych:
Przekazanie danych podmiotom trzecim następuje tylko w przypadkach, gdy jest to niezbędne do przeprowadzenia konkursu lub wysyłki nagrody (np. nagroda jest wysyłana przez sponsora konkursu lub konieczne jest przekazanie danych firmie kurierskiej) lub jeżeli udzieliłeś nam na to wyraźnej zgody. Po zakończeniu konkursu i wyłonieniu zwycięzców, dane osobowe uczestników zostaną usunięte w terminie nieprzekraczającym dwóch tygodni od wysyłki nagrody. W przypadku nagród rzeczowych, dane zwycięzców są przechowywane przez okres przedawnienia ustawowych roszczeń wynikających z rękojmi oraz terminów wynikających z obowiązującego prawa podatkowego.